Termini, pravila i uslovi sertifikacije pod DAkkS akreditacijom

Ova sertifikaciona pravila i uslovi upravljaju ugovornom obavezom između korisnika i URS sertifikacionog tela, na bazi prihvaćene ponude i zaključenog ugovora, kojim se navodi predmet, oblast i cena sertifikacije.

Ova pravila i uslovi važe za URS sertifikacione usluge koje zadovoljavaju svetski priznate uslove DakkS akreditacionog tela.

Objašnjenje termina

Sertifikacija - proces sertifikacije koji vodi ka potvrdi uspostavljenog standarda korisnika i izdavanje sertifikata, najčešće za trogodišnji period.

Sertifikaciona provera - proces sertifikacije koji vodi ka potvrdi uspostavljenog standarda korisnika i izdavanje sertifikata, najčešće za trogodišnji period.

Auditor – osoba koja sprovodi sertifikacionu proveru tako što obilazi korisnika i sastavlja izveštaj o obavljenoj proveri.

Standard – potreban standard, čije je zahteve korisnik uspostavio u svojoj firmi.

Izveštaj provere  – ovo je izveštaj koji je sačinjen od strane auditora i koji sadrži nalaze iz obavljene posete.

Akreditacija – ovo je potvrda da je sertifikaciono telo izvršilo sertifikaciju i izdaje sertifikat koji je u skladu sa  datim standardom.

Početna faza - ovo je pristupna faza procesu sertifikacije, kada trogodišnji period počinje.

Nadzorna provera  – godišnja poseta kada auditor sprovodi proveru datog standarda.

Ponovna sertifikacija – naredni period, najčešće traje tri godine, koji prati prethodni period, takođe trogodišnji.

Prava i obaveze URS-a

URS je u obavezi da pruži usluge koje stoje u zaključenom ugovoru, propisno i na vreme, na najprofesionalniji način, u skladu sa zakonskim propisima koji se odnose na pružene usluge.

URS je u obavezi da odmah obavesti korisnika, u pisanoj formi, o svim činjenicama i okolnostima koje su otkrivene tokom pružanja usluga po zaključenom ugovoru i koje mogu imati uticaja na pružanje usluga.

URS treba da redovno obaveštava korisnika o svim činjenicama i procedurama koje su otkrivene tokom sprovođenja aktivnosti i koje mogu imati uticaja na uspešnost realizacije predmeta ugovora i promene instrukcija korisnika. Ukoliko, dok se sertifikacija sprovodi URS primeti određene prepreke koje onemogućavaju pravilno pružanje usluga kao što je dogovoreno, treba odmah prijaviti korisniku, sa kojim treba dogovoriti otklanjanje tih prepreka.

URS treba da izabere auditora koji je stručan za datu oblast korisnika. Međutim, URS zadržava pravo da promeni auditora/auditore kako bi se obezbedila nezavisnost i nepristrasnost ili zbog nepredviđenih okolnosti ne može da obezbedi da je određeni auditor slobodan.

Nakon sprovođenja provere odobrene od strane proverivača, URS zadržava pravo da pozove drugu osobu sa kojom korisnik treba da bude upoznat unapred i URS mora da zahteva ovo u pisanoj formi (putem e-maila).

URS je ovlašćen da naplati naknadu, čiji se iznos utvrđuje prema nastalim administrativnim troškovima. Podnosilac zahteva u obavezi je da plati  GMP+ INTERNATIONAL naknadu za registraciju prema važećem cenovniku za tekuću godinu.

URS ima pravo da izmeri zadovoljstvo korisnika putem upitnika preko telefona ili putem e-maila, kako se korisnik ne bi uznemiravao.

Prava i obaveze korisnika

Korisnik je u obavezi da URS-u dostavi na vreme kompletne, istinite i jasne informacije, što je veoma bitno za izvršenje ugovora, osim ukoliko je priroda takva da URS treba da obavi to kao deo svoje aktivnosti.

Korisnik je u obavezi da stvori adekvatne uslove za aktivnost URS-a i da obezbedi neophodnu saradnju tokom izvršenja predmeta ugovora.

Korisnik preuzima obavezu da odredi posebnu osobu koja treba da bude prisutna tokom sertifikacije  i koja će biti odgovorna za saradnju korisnika i auditora URS-a.

Korisnik je u obavezi da obavesti URS o svim činjenicama koje se pojavljuju, a mogu imati uticaja na sertifikaciju, na način na koji omogućuje da se nastavi ispunjenje zahtevanih normi koje su potrebne za sertifikaciju ili sertifikacione propise. Obaveštenje mora biti sprovedeno odmah i to u pisanoj formi, ako su promene u sistemu značajne. Na primer, ako se promene odnose na zakonski i trgovinski status ili vlasništvo; promene glavnih menadžera; promene kontakata i adresa prostorija; promene u obimu operativnih aktivnosti pokrivenih sertifikovanim/registrovanim menadžment sistemom; i značajne promene u menadžment i procesnom sistemu. Pored prethodno pomenutih značajnih promena, ostale promene moraju biti prijavljene predstavnicima URS-a tokom naredne planirane provere/kontrole.

Na zahtev URS-a korisnik je u obavezi da dozvoli pristup URS-u tokom radnog vremena, radnom mestu, kancelarijama, itd. u kojima je izvršena sertifikacija, radi kontrole materijala, procedura, procesa, metoda ispitivanja, zapisa i sistema ili utvrđivanje da je postupak za prestanak važenja sertifikata sproveden, ukoliko je to potrebno.

Za odobrenje sistema, korisnik treba da odredi predstavnika rukovodstva i jednog ili više ovlašćenih predstavnika da deluju ukoliko je glavni predstavnik odsutan (i ukoliko je potrebno da odmeni predstavnike) koji treba da budu odgovorni za sva pitanja vezana za zahteve sertifikata koja su prijavljena odgovarajućem predstavniku URS-a, i koji, ukoliko je potrebno, treba da potpišu deklaraciju prilikom svake posete predstavnika URS-a, u slučaju bilo kakvih promena u procedurama i ostalim informacijama bitnih za uslove pod kojima se drže sertifikati, uključujući žalbe korisnika.

Korisnik treba da dozvoli akreditacionom telu ili ukoliko je moguće vlasniku GMP+ INTERNATIONAL standarda da učestvuje kao svedok u reviziji i/ili paralelnoj reviziji.

U slučaju promene u menadžment sistemu, korisnik je u obavezi da ažurira dokumentaciju i da obavesti odgovornog URS menadžera o svim značajnim promenama u sistemu ili strukturi kompanije. Ovo najčešće uključuje promene vezane za predmet sertifikacije ili promene koje   imaju za rezultat imenovanje novog predstavnika za sertifikovanu oblast. Korisnik mora da obavesti auditore o svim promenama vezanim za sertifikovane aktivnosti u odnosu na poslednju proveru.

Mesto ispunjenja

Podaci koji su neophodni za sprovođenje sertifikacione provere treba da budu procenjeni i utvrđeni od strane URS-a:

Sertifikacija i nadzorna provera

U svrhu sertifikacije ili nadzorne provere, URS treba da pošalje predstavniku korisniku  saglasnost sa ustanovljenim planom provere, o kome URS treba da obavesti korisnika. Ove posete se obično dešavaju jednom ili dvaput godišnje sa svrhom da provere da li su obaveze predviđene sertifikacijom ispunjene. U slučaju prvog revizijskog nadzora,  poseta ne sme da  duža od 12 meseci od dana donošenja odluke o sertifikaciji. URS ne sme da podeli bilo koju poverljivu informaciju koja se odnosi na korisnika, osim ukoliko se radi o informaciji koja je dostupna javnosti.

Ukoliko sertifikovana organizacija ne poštuje propise, URS može da suspenduje ili povuče sertifikat, ili da smanji njegov sadržaj, ili pak da odbije da izda ili obnovi sertifikat ili da proširi njegov sadržaj. Ove odluke i razlozi zbog kojih su donete, treba da budu predočene korisniku u pisanoj formi. Razlozi za obustavu ili povlačenje podrazumevaju: neusklađenost sa propisima u oblastima na koje su se obavezali u okviru sertifikovanog standarda (ISO 14001, OHSAS, ISO 27001 i ostali); trajni ili celokupni prekršaj zahteva sertifikacije, uključujući i zahtev za očuvanje efikasnosti sertifikovanog sistema menadžmenta; sprečavanje  nadzorne provere ili provere ponovne sertifikacije učestalo ili na zahtev korisnika. Nemogućnost rešavanja problema koji je doveo do suspenzije ili na koji je ukazano tokom provere/posete, u dogovorenom roku za ispravku (koji ne sme biti duži od 6 meseci) ili neplaćanje naknada može dovesti do povlačenja ili ograničavanja obima sertifikacije.

U slučaju da sertifikovana organizacija ili podnosilac zahteva za sertifikaciju želi da podnese žalbu protiv bilo koje odluke predstavnika URS-a, mogu to da učine kod nezavisnog sertifikacionog saveta u roku od 21.kalendarskog dana od dana kada su obavešteni o odluci. Žalba se može podneti u pisanoj formi. Sednica komisije za žalbe ustanovljena u skladu sa propisima vrši se u roku od 30 kalendarskih dana od prijema obaveštenja, a žalbenik će biti obavešten o vremenu i lokaciji ove sednice najmanje 7 kalendarskih dana unapred.

Ukoliko auditori, procenjivači ili ugovarači posete korisnika u svrhu ispunjavanja svojih obaveza, korisnik mora da obezbedi ličnu zaštitnu opremu (PPE) i da obezbedi adekvatan trening i uputstva pre nego što posao otpočne. Korisnik je takođe u obavezi da se uveri da auditor, inspektor ili procenjivač neće manipulisati opremom bez izričitog nadzora i uputstva korisnika.

URS nije odgovoran za zaključke i preporuke tokom provere, koje moraju biti ispravljene upoređivanjem sa standardom od strane korisnika čija se provera obavlja. URS takođe nije odgovoran za primenu prethodno spomenutih mera ispravljanja. Odluke koje korisnik donosi u cilju ispravki isključivo su u njegovoj nadležnosti.

Ukoliko URS nije u mogućnosti da proveri sprovođenje korekcija i korektivnih mera za bilo koju veću neusaglašenost u roku od 6 meseci nakon poslednjeg dana faze 2, sertifikaciono telo treba da sprovede fazu 2 pre nego što preporuči sertifikaciju.

Korisnik se izričito slaže da će faktura izdata od strane URS-a biti poslata ili u pisanom ili u elektronskom obliku. Pod elektronskim oblikom se podrazumeva prvenstveno elektronska pošta, e-mail, faks ili mreža javnih podataka. Korisnik se takođe obavezuje da će URS-u dostaviti e-mail adresu sa koje će izdata faktura biti poslata u elektronskom obliku.

Izveštaji sa provere i sertifikat

U skladu sa zaključenim ugovorom, nakon završetka procesa sertifikacije URS treba da pripremi izveštaj sa provere koji treba da preda korisniku. Izveštaj sa provere treba da bude poslat korisniku, u elektronskom obliku, na njegovu e-mail adresu.

U skladu sa ovim ugovorom, nakon predaje izveštaja i plaćanja fakture od strane korisnika, URS treba da izda korisniku sertifikat/sertifikate koji važe 3 godine od dana izdavanja. Korisnikovo ime/naziv firme treba da bude prikazano na veb sajtu URS-a za vreme važenja sertifikata.

Trajanje i prekid usluga sertifikacije

Ugovor o uslugama sertifikacije uvek se zaključuje na određeni period, period od 3 godine počevši od dana stupanja na snagu ugovora. Ugovor se automatski produžava još 3 godine, osim ako jedna od ugovornih strana ne dostavi pisano neslaganje sa produžetkom ugovora drugoj ugovornoj strani, u roku od 120 dana od prekida ugovora.

U slučaju da je došlo do promene uslova u ugovoru, promena mora biti izvršena u pisanom obliku.

URS i korisnik imaju pravo da se povuku iz zaključenog ugovora ukoliko jedna od strana prekrši ugovor na fundamentalan način. U tom slučaju, druga strana može da se povuče iz ugovora bez nepotrebnog odlaganja. Fundamentalno znači kršenje uslova kojih je strana koja je prekršila bila svesna pre zaključenja ugovora ili ako je bilo poznato da druga strana neće zaključiti ugovor ukoliko je mogla da predvidi ovo kršenje. U ostalim slučajevima kršenje ne bi trebalo da se smatra fundamentalnim. Ovo ne utiče na pravo nadoknade štete.

Povlačenje iz ugovora mora biti pismeno, inače neće biti važeće. Povlačenje je na snazi od dana kada je dostavljeno drugoj ugovornoj strani. Povlačenje iz ugovora ukida obaveze sa početka.

Odredbe o poverljivosti

Sve navedene informacije tretiraće se kao strogo poverljive i s izuzetkom sertifikacionog tela  ili ukoliko se radi o akreditacionom telu ili vlasniku  GMP+ INTERNATIONAL standarda,  ne bi trebale da se otkrivaju drugoj strani bez saglasnosti korisnika.

Obaveza poverljivosti ne odnosi se na informacije koje su već u vlasništvu strane koja ih objavljuje, ukoliko su dostupne javnosti, ukoliko su dobijene nezavisno od strana koje su vezane za predmet ugovora ili ako su dobijene od treće strane bez ikakvih ograničenja.

Bez obzira na prethodno pomenute odredbe, informacije koje se ne smatraju poverljivim su:

URS će objaviti na veb sajtu informacije o sertifikovanim korisnica  pod javnim pristupom.

Kada je sertifikaciono telo propisano zakonom ili ovlašćeno ugovorom (kao akreditaciono telo) radi objavljivanja  poverljivih informacija, korisnik ili pojedinac će,  ukoliko nije zakonom zabranjeno, URS-u pružiti ove informacije.

Sertifikacioni logo; javna upotreba sertifikata i sertifikacioni logo od strane nosioca/korisnika

Korisnik ima pravo da obavesti javnost da je proizvod, proces, usluga ili kompanija prošla proveru/procenu od strane URS-a i da imaju pravo da koriste oznaku usaglašenosti na promotivnim materijalima na koje se sertifikat odnosi.

Korisnik mora da obezbedi da su informacije koje se nalaze u promotivnim i reklamnim materijalima dovoljno jasne i da je jasno naznačeno koji proizvod i/ili usluga je sertifikovan i koji, na drugoj strani nisu.

Korisnik ne sme da predstavi zahtev na osnovu koga kupci mogu pogrešno shvatiti da je proizvod, proces, radno mesto ili kompanija sertifikovana, kada, u stvari nije.

Kompanije sertifikovane po GMP+ mogu da koriste GMP+ logo tela GMP+ INTERNATIONAL. Kompanije sertifikovane u skladu sa GMP+ dužne su da poštuju uslove propisane od strane GMP+ INTERNATIONAL tela.

Korisnik treba da bude detaljan sa pravilima i opcijama za pravilno korišćenje sertifikacionog logoa, prilikom početne revizije i prilikom dodele sertifikata.

Nakon završetka važenja sertifikata (iz bilo kog razloga) korisnik  prestaje da koristi odgovarajući logo i celokupan reklamni materijal koji sadrži logo ili bilo koju vezu sa njim. Svi ostali materijali ili dokumenti koji su u vlasništvu korisnika, koji su neophodni da bi sertifikat bio izdat, mogu biti uništeni ukoliko nezavisni sertifikacioni odbor to zatraži.

URS ima pravo da usvoji odgovarajuće mere za pravilnu upotrebu svojih sertifikata. Slučajevi pogrešnog utvrđenih veza do sertifikata ili sertifikati upotrebljeni na pogrešan način u marketinške svrhe, u brošurama, itd. treba da budu tretirani na adekvatan način, uključujući zakonske ili korake ispravljanja, ili objavljivanje datog prekršaja. Korisnici mogu obavestiti URS o slučajevima neadekvatne upotrebe URS oznaka, oznaka akreditacije ili GMP+ oznaka koji su vredni pažnje. Njihovo obaveštenje smatraće se poverljivim.

Sistem ranog upozoravanja za GMP+ sertifikaciju

U slučaju nepoštovanja propisanog nivoa zagađujuće supstance, korisnik je u obavezi da to prijavi i pošalje EWS izveštaj u roku od 12 sati potvrde zagađenosti svom sertifikacionom telu, odgovarajućim organima i  GMP+ INTERNATIONAL.

Ukoliko korisnik želi da podnese tužbu u vezi sa uslugama koje nudi URS, to može da učini putem e-maila, u pisanom obliku ili putem telefona. Kontakt adresa može se pronaći na URS veb sajtu www.urs.holdings. Sve žalbe treba da budu adekvatno zabeležene i ispitane, a sve ispravke koje treba sprovesti biće dostavljene podnosiocu žalbe u odgovarajućem vremenskom periodu.

Obaveštenje o neispunjavanju sertifikacionih zahteva izdaje se, između ostalog, iz sledećih razloga:

Korisnik se može žaliti na bilo koju odluku URS-a.

Žalba se mora uputiti kompaniji u pisanoj formi, odgovornom menadžeru URS-a, u roku od 14 dana od prijema obaveštenja o neispunjavanju sertifikacionih zahteva.

Sve žalbe se upućuju ICB-u (Nezavisnom odboru). Odgovorni menadžer dužan je da upozna ICB odbor sa dokazom koji podržava njihovu odluku da izdaju obaveštenje o neispunjavanju sertifikacionih zahteva.

Korisnik može da uloži prigovor protiv učešća pojedinih članova ICB odbora u rešavanju date žalbe, u slučaju da kompanija/organizacija veruje da je član odbora nije nepristrasan. Strana koja podnosi žalbu može da prijavi ovaj slučaj lično, o svom trošku.

Odluka ICB odbora je konačna i obavezujuća, i za kompaniju i za URS. Na odluku GMP+  odbora ne može se uputiti žalba. Odluka o žalbi mora se doneti u roku od 4 meseci od prijema žalbe.

Odluku o naknadi troškova povezanih sa uspešnim žalbama, koji vode odobravanju sertifikata ili obnovi njihovog važenja treba da donese ICB odbor.

Opšte odredbe

Ugovorni odnos između ugovornih strana postaje važeći od trenutka potpisivanja ugovora obeju strana. Na taj dan URS i korisnik obavezuju se izrazima svoje volje. Korisnik treba da pošalje potpisani ugovor na e-mail adresu URS-a.

URS i korisnik eksplicitno izjavljuju da se upoznati sa sadržajem zaključenog ugovora, da sve odredbe sadržane u njemu odgovaraju njihovoj iskrenoj i slobodnoj volji i da ugovor nije zaključen pod prinudom, neiskustvom, intelektualnom slabošću, strahom, nebrigom ili pod očigledno nepovoljnim uslovima.

URS pruža svoje usluge na međunarodnom tržištu i ima svoja predstavništva u različitim regionima, od strane ovlašćenih regionalnih predstavnika.

Regionalni predstavnik može biti fizičko ili pravno lice koje posreduje u komunikaciji između URS-a i korisnika, pomaže kod sertifikacione provere i dobija naknade u ime URS-a koje se odnose na sertifikacionu proveru i GMP+Záložka registraciju, na sopstveni račun.

URS GmbH je odgovoran za sertifikaciju korisnika i odluku o sertifikacionoj proveri, u skladu sa uslovima o akreditaciji. URS GmbH ne treba da prenosi tu odgovornost na treće lice.

Odredbe ovih pravila i uslova odnose se, u okviru URS-a, na sve radnike koji učestvuju u procesu sertifikacije, uključujući regionalne predstavnike.

Zakonski sporovi rešavaju se u skladu sa Pravnim kodeksom EU (Evropske Unije).

United Registrar of Systems - South d.o.o.
Bulevar Dr Zorana Đinđića 15, lokal 1
18000, Niš
Republic of Serbia
 

Please select ...

Certification of Systems
www.urs-certification.co.uk

Certification of Persons
www.urs-persons.co.uk

Certification of Products
www.urs-products.com

Inspection and Revision
www.urs-inspection.co.uk

Insurance
www.urs-insurance.co.uk

×
Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka). Lista cookies i możliwość ich wyłączenia jest dostępna w przeglądarce. Akceptuję, zamknij ostrzeżenie.